İngilizce Maillerimizi Nasıl Yazalım?

Merhabalar, bugün bize de en çok gelen talepler doğrultusunda bir blog yazısı yazma kararı aldık. Günümüzde yazısız kurallar bütününde bir mail adabı var elbet. Kendi alanınızda uzman birkaç yöneticinizin maillerini inceleyerek bu kültüre aşina olmanız çok kolay. Lakin mail “İngilizce” yazılacaksa düğüm biraz daha karmaşık hale geliyor. Dilerseniz hemen konu üzerine konuşmaya başlayalım.

• Mail yazmaya başlarken ilk satıra ‘maili gönderceeğiniz kişinin’ pozisyonuna uygun bir hitap ile başlamanız son derece elzemdir. Bu hitap cümlesini seçerken kişinin konumuna ve cinsiyetine oldukça dikkat etmelisiniz. Mail gönderilecek kişinin adı biliniyorsa “Dear Mr (erkek), Mrs (evli kadın), Miss (bekâr kadın) veya Ms (medeni hali bilinmeyen kadın)”  diye başlamalı ve kişinin soyadı yazılmalıdır. Eğer muhatap bilinmiyorsa Dear Sir, Madame veya Dear Sir or Madame şeklinde hitap edilir.

Bazı örnek hitap şekillerini buraya iliştiriyorum;

• Dear Madam,                                  : Sayın Hanımefendi
• Dear Sir,                                           : Sayın Beyefendi
• To whom it may concern             : İlgili Kişiye

Mailin okuyucusu ile samimiyetiniz yoksa ya da ilgili üst bir statüde ise kesinlikle kişinin soyadını kullanmalısınız. (Okuyucu kişi bir hanımefendi ise medeni durumuna dikkat edilebilir.)

• Dear Mr. Smith                               : Erkekler için Mr ifadesi kullanılır.
• Deat Mrs Smith                              : Evli kadınlar için Mrs ifadesi kullanılır.
• Dear Iana Bialy                               : Sayın Iana Bialy

 

• İkinci paragrafa geçilir. Bu paragrafta mail yazma amacınızı açık ve net bir şekilde belirtmelisiniz. Bu paragrafta en dikkat etmeniz gereken nokta gramer kurallarına uymaktır. İngilizce gramerde cümle yapısı olan “ Özne+Fiil+Nesne+Belirteç+Yer+Zaman ” formatına uygun olarak yazılmalı ve kısaltmalar kullanmaktan kaçınarak profesyonel bir yaklaşım benimsemeniz gerekir.

Mail yazma amacınızı açıklamak için birkaç başlangıç cümlesi;

• I am writing to you inquire/enquire about           : … hakkında bilgi almak için yazıyorum.
• I am writing to tell you about …                              : Size ……..’yı söylemek için yazıyorum.
• I am writing to you in connection with …             : … ile bağlantılı olarak size yazıyorum.
• We are writing to you regarding                             : … konusunda size yazıyoruz.

Talep belirtmek için kullanılacak birkaç kalp şöyle;

• I would be very grateful if you could send me this information: Bana bu bilgiyi gönderebilirseniz çok mutlu olurum.
• It is our intention to …                                               : Niyetimiz şu ki ….
• Please be aware/informed that …                           : Bilginiz olsun ki ….

 

• Mail içeriğinizi de yazınıza ekledikten sonra eğer karşınzda ki kişiden cevap bekliyorsanız, bunu mailde belirtmenizde büyük fayda olacaktır.

 

• I would be most grateful if you would look into this matter as soon as possible  : Bu konu ile çabul ilgilenirseniz, çok memnun kalırım.

 

• Ve son aşama olan kapanış kısmına geldiniz, tebrikler. Bu aşamada mailinizde konuya dair vermeniz gereken ek bilgiler varsa kısaca ekleyebilir ya da konuya dair sorularınzı bu bölümde okuyucuya iletebilirsiniz. 
• Mailinize kapanış cümlenizi ekledikten sonra okuyucuya iyi dilekler sunmanız son derece nazik bir davranış olacaktır.

Son olarak birkaç kapanış cümlesi;

• If you require asistance, please contact me.        : Eğer yardıma ihtiyacınız olursa lütfen benimle iletişime geçin.  
• Should you have any further question, please don’t hesitate to contact me: Daha fazla sorunuz olursa lütfen benimle iletişime geçmekten çekinmeyin.
• Thanks in advence                                                      : Şimdiden teşekkür ederim.
• Yours sincerely  ,                                                          : Saygılarımızla,
• Best/kind regards,                                                      : En iyi dileklerimle,

 

Hope it benefits your business.